Para realizar nosso trabalho do dia a dia, precisamos de diversas ferramentas que nos auxiliam e facilitam nossa vida. Entre estas ferramentas, certamente está um gerenciador para informações que obtemos dos nossos clientes.
Para isto, podemos utilizar coisas como: papel, planilhas, documentos de texto, sistema de gerenciamento, etc. Aqui, vamos realizar uma breve comparação entre planilha e sistemas que são os meios mais eficazes disponíveis.
Para esta comparação, vamos levar em conta:
- Suporte;
- Facilidade de uso;
- Organização e interatividade;
- Segurança.
Suporte
Já vamos começar de um ponto muito importante, inicialmente podemos até deixar de lado este fator, mas a relevância dele é grande.
Planilhas: se é de sua criação, o suporte será você mesmo. Se for comprada, pode haver algum nível de suporte, mas será bem burocrático este contato e a resolução da questão.
Sistema: fornecedores de sistemas geralmente oferecem suporte por vários meios, como e-mail, ligação ou whatsapp. No dia a dia nunca sabemos o que pode ocorrer, então ter um suporte disponível a qualquer momento como temos na plataforma EKSY por exemplo, passa muita segurança.
Facilidade de uso
Aqui temos uma questão interessante, pois quanto mais usamos alguma coisa, mais fácil fica não é? Depende, vamos conferir.
Planilhas: inicialmente, planilhas são muito simples de utilizar, você pode dispor e trabalhar as informações como desejar. Porém, este ponto pode se inverter rapidamente, conforme os dias passam e você coloca mais informações nas planilhas, o uso delas pode se tornar um pesadelo.
Sistema: é praticamente o inverso, inicialmente pode aparentar ser complexo o uso, porém com poucos dias de uso você se adapta aos sistemas e nunca mais terá dificuldade de inserir informações, visualizar ou utilizar estas informações. Vivenciamos isto o tempo todo com o EKSY, rapidamente os personais entendem seu funcionamento e nunca mais mudam.
Organização e interatividade
Planilhas: a organização dos dados irá obedecer à organização das pessoas que estão utilizando, sem que haja vinculo entre os dados e quem utiliza a planilha.
Sistema: é criado para organizar as informações de forma que façam sentido com o dia a dia do personal, desta forma os dados ficam organizados de forma lógica e intuitiva, facilitando a utilização pelo personal, com gráficos por exemplo.
Além disto, alguns sistemas permitem configurações personalizadas, onde você adapta o uso dele para a sua realidade.
Segurança
Aqui temos a cereja do bolo, o ponto que termina de definir a diferença entre as duas ferramentas.
Planilhas: a segurança depende totalmente de você, ou seja depende de quanto você cuida e organiza seus arquivos, se você formatar seu computador e não fizer backup, irá perder. Se você compartilha esta planilha, como no google drive por exemplo, pode ser mais arriscado ainda.
Sistema: aqui você tem a ferramenta que é projetada para manter a integridade e segurança dos dados, tanto de fotos, quanto de dados gerais dos seus clientes, backups geralmente são feitos e outras formas de manter a segurança garantida. Como o acesso a seus dados através de usuário e senha.
Conclusão
Com esta análise, conseguimos perceber que inicialmente planilhas podem até parecer interessantes, mas rapidamente percebemos que o uso delas pode se tornar uma grande dor de cabeça.